Au sein de entreprises ou tout le monde travaille « en présentiel », les réunions, entretiens mais aussi les pauses (café ou déjeuner) sont autant de possibilités d’échanger, d’interagir et de parler de manière informelle avec ses collègues.

« Le capital le plus important de chaque entreprise est la confiance, sans confiance, aucune entreprise ne peut travailler et donc survivre. La confiance crée les conditions d’une activité prospère quelque soit son domaine d’activité. » – Albert Schweitzer

Cet environnement permet cette multitude d’échanges sociaux, favorise les échanges, les interactions et la spontanéité dans les relations, contribuant ainsi de manière significative à la culture de l’entreprise et est une condition fondamentale pour une relation de confiance mutuelle pour l’établissement. 

Dans le cas ou une majorité des collaborateurs d’une entreprise sont en mode « télétravail », les échanges « personnels » ne font plus partie du quotidien. Les échanges et moyens de communication sont numériques, les messages WhatsApp, les emails, les appels vidéos et les visio-conférences sont donc les moyens de communication privilégiés. La proximité et le ressenti physique entre les interlocuteurs font défaut. Cela implique que la création d’émotions et leur perception n’est que rudimentaire et qu’il manque des informations essentielles exprimant notre relation à l’autre. Un cadre permettant des échanges informels fait défaut.

Une enquête menée par la Munich Business School révèle que près de la moitié des membres d’équipes travaillant en mode « télétravail » ont déclaré qu’ils n’avaient pas rencontré ou échangé avec leurs collègues plus de deux fois pendant la période ou le télétravail était en vigueur. Une personne sur cinq déclare n’avoir eu qu’un seul contact « personnel ».

L’absence de tout contact rapproché complique le travail au quotidien : à défaut de pouvoir se voir, même les échanges les plus anodins se font par écrit (message ou e-mails), ce qui augmente le délai de réponse et accroît les malentendus et incertitudes. Pour respecter les délais et permettre la mise en œuvre des projets, même les plus simples, il est nécessaire de planifier à l’avance des réunions de travail. La spontanéité n’est plus possible.

Collaborer au sein d’entreprises en mode « télétravail » exige un haut degré d’auto-organisation de la part des employés. En outre, il est plus difficile d’établir un véritable sentiment d’appartenance, tant à une équipe qu’à l’entreprise dans sa globalité. Cette situation amène souvent un sentiment d’isolement et un manque de clarté concernant les processus, les tâches, les rôles, les responsabilités et les priorités. A son tour, cela provoque des malentendus et des conflits qui n’existeraient pas, ou seraient nettement plus faciles à résoudre, dans le cas ou les équipes travailleraient dans les mêmes locaux et seraient en contact direct les unes avec les autres.

Des études démontrent que pour garantir la performance des équipes en mode « télétravail », il faut avoir ou développer des compétences de communication centrées sur ses collègues, il faut avoir des objectifs et des rôles clairs et avoir établi une relation basée sur la confiance. Comment est-ce qu’un responsable parvient à construire une relation alors qu’il ne voit peut-être jamais ou rarement ses collègues ?

Selon notre expérience, les aspects suivants sont déterminants à cet égard :

  1. Etablir et maintenir la confiance par l’utilisation de la technologie de communication avec, entre autres, les mesures suivantes :
  • Fixer des réunions à des horaires fixes, et de manière régulière
  • Etablir une feuille de route claire pour les actions futures
  • Fixer et communiquer clairement des délais
  • Discuter des étapes importantes
  • Organiser régulièrement des séances de feedback
  • Définir des horaires pendant lesquelles nous sommes disponibles
  • Etablir clairement les règles encadrant le type, la fréquence et le canal de partage de l’information
  • Rendre visible l’avancement des travaux, par exemple au moyen de plateformes virtuelles, de calendriers et d’un système d’indicateurs clés de performance auxquels tous les membres de l’équipe ont accès.
  1. Optimiser la qualité d’une équipe en mode « virtuelle » au moyen, entre autres, des mesures suivantes :
  • Répartir clairement les rôles et les responsabilités
  • Avoir confiance dans la capacité des employés à s’organiser eux-mêmes
  • Débuter toujours les réunions « virtuelles » par un moment permettant l’établissement d’une relation (en prenant un café virtuel ensemble ou autre)
  • S’adresser consciemment à tous les membres de l’équipe pendant les réunions et les inclure dans la conversation
  • Célébrez également les succès de manière virtuelle
  • Une fois la réunion terminée, mettez rapidement à disposition de l’équipe le procès-verbal comportant les décisions et les prochaines étapes planifiées.

La mise en œuvre de ses différentes mesures oblige à un niveau de confiance élevée entre tous les membres de l’équipe (y compris le responsable), et un faible besoin de contrôle de la part du responsable.

Le responsable doit être une personnalité reconnue comme fiable par l’ensemble de l’équipe. Il doit donner le bon exemple aux employés et montrer la voie à suivre. Instaurer et maintenir la confiance reste de loin le critère de réussite le plus important. Avoir à disposition des compétences confirmées en communication et développer l’esprit de groupe et le sentiment d’appartenance sont des éléments encore plus importants quand les équipes travaillent en mode « à distance » car ce mode de travail ne permet pas un « leadership » et des retours d’informations informelles.

OTP propose des workshops et des séminaires sur les thèmes « Leadership en mode « virtuel » » et  « Travailler dans une équipe en mode « à distance » ».

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