Im betrieblichen Alltag von Präsenzteams sind persönliche Meetings, private Gespräche im Büro oder gemeinsame Mittagspausen die Kommunikationsformen, in denen das soziale Miteinander und der informelle Informationsaustausch stattfinden.

„Vertrauen ist für alle Unternehmungen das große Betriebskapital, ohne welches kein nützliches Werk auskommen kann. Es schafft auf allen Gebieten die Bedingungen gedeihlichen Geschehens.“ – Albert Schweitzer

Diese Art der Kommunikation fördert gegenseitige Offenheit und Spontaneität im Umgang miteinander, trägt wesentlich zur Kultur des Unternehmens bei und ist eine grundlegende Bedingung für den  Aufbau gegenseitigen Vertrauens. 

Digitale Formate als zentrales Kommunikationmittel

Bei virtuellen Teams lassen sich diese Formen der betrieblichen Kommunikation  in der Regel nicht realisieren. Die Gespräche in digitalen Formaten und per Video-Calls werden hier zum zentralen Kommunikationsmittel. Es fehlen dabei die körperliche Anwesenheit und die physische Erlebbarkeit des Gesprächspartners. Damit ist gegeben, dass die Erzeugung von Emotionen und ihre Wahrnehmung in der Kommunikation nur rudimentär erfolgen und wesentliche Informationen fehlen, in denen wir unsere Beziehung zum Gesprächspartner ausdrücken. Raum für den informellen Informationsaustausch fehlt damit. 

In einer Befragung der Munich Business School gab knapp die Hälfte aller befragten Mitarbeitenden virtueller Teams an, während ihrer Periode des virtuellen Zusammenarbeitens höchstens bis zu zwei Mal andere Teammitglieder persönlich getroffen oder kennengelernt zu haben. Jeder Fünfte hatte lediglich ein einziges Face-to-Face-Meeting. 

Der fehlende persönliche Kontakt  erschwert viele Abläufe im Arbeitsalltag: Schon kurze Rückfragen in virtuellen Teams erfordern häufig  einen schriftlichen Kontakt (E-Mail), Antworten lassen dadurch länger auf sich warten. Schnell können Unsicherheit und Missverständnisse entstehen. Verbindliche Termine sowie Fristen werden deutlich wichtiger, damit Pläne wie abgesprochen umgesetzt werden können. Spontanes Handeln „auf Zuruf“ ist so nicht möglich.

Herausforderungen in der virtuellen Führung

Die virtuelle Zusammenarbeit erfordert einen hohen Grad an Selbstorganisation der Mitarbeiter. Zudem fällt es schwerer, eine Identifikation des gesamten Teams sowohl mit der Organisation als auch mit dem Team selbst herzustellen. Oft entstehen ein Gefühl der Isolation und Unklarheiten bzgl. Ablaufprozessen, Aufgaben, Rollen, Verantwortlichkeiten sowie Prioritäten. Das lässt Missverständnisse entstehen, es kommt leichter zu  Konflikten im Vergleich zu Teams, welche in den gleichen Räumlichkeiten arbeiten und in Kontakt stehen. 

Studienergebnisse zeigen dass der grösste positive Einfluss auf das Leistungsniveau von virtuellen Teams durch eine geschulte und partnerzentrierte Kommunikationskompetenz, durch eine konsultative und einvernehmliche Führung, klare Ziele und Rollen sowie einen vertrauensorientierten Beziehungsaufbau erwirkt werden kann. Wie kann es eine Führungskraft schaffen, eine Beziehung aufzubauen, wenn sie die Teamkollegen vielleicht nie oder selten sieht?

Folgende Aspekte sind hierfür nach vorliegenden Erfahrungen ausschlaggebend:

  1. Aufbau und Pflege von Vertrauen durch den Einsatz von Kommunikationstechnologie mit u.a. folgenden Massnahmen:
  • Feste, regelmässige Meeting-Zeiten.
  • ein klarer Fahrplan des weiteren Vorgehens 
  • Deadlines 
  • das Besprechen von Meilensteinen  
  • regelmässige Feedbackgespräche  
  • festgelegte Zeiten der Erreichbarkeit 
  • klare Regeln für die Art, Häufigkeit und den Kanal der Informationsweitergabe 
  • Sichtbarmachung von Arbeitsfortschritt, beispielsweise durch virtuelle Plattformen, Zeitpläne und ein Kennzahlensystem, auf das alle Teammitglieder Zugriff haben.
  1. Managen von Teamqualität des virtuellen Teams u.a. mit folgenden Massnahmen:
  • Rollen und Verantwortlichkeiten eindeutig verteilen
  • auf die Selbstorganisationsfähigkeit der Mitarbeiter vertrauen 
  • virtuelle Meetings immer mit Beziehungspflege beginnen (gemeinsames virtuelles Kaffeetrinken oder Ähnliches).
  • während der Meetings bewusst alle Teammitglieder ansprechen und in das Gespräch miteinbeziehen
  • auch virtuell Erfolge feiern
  • nach dem Meeting das Protokoll sowie Entscheidungen und nächste geplante Schritte zeitnah der digitalen Teamplattform hinzufügen.

Um diese Massnahmen in virtuellen Teams umzusetzen, ist eine hohe Vertrauensbereitschaft aller Teammitglieder und auf Seiten der Führungskraft ein niedriges Kontrollbedürfnis erforderlich. 

Die Führungskraft muss für das Team verlässlich sein, sie sollte den Mitarbeitenden mit gutem Beispiel vorangehen und eine richtungsweisende Struktur aufzuzeigen. Aufbau und Aufrechterhaltung von Vertrauen durch sie bleiben mit Abstand die wichtigsten Erfolgskriterien. Eine professionelle und das Miteinander betonende Kommunikation wird daher in der virtuellen Zusammenarbeit noch wichtiger als in der tradierten Führungsstruktur, in der Führung häufig „nebenher“ stattfindet und Sichtbarkeit und schnelle Rückmeldungen mit der physischen Präsenz gegeben sind.

OTP bietet zu den Themen „Virtuelles Führen“ und „Arbeiten im virtuellen Team“ Workshops und Seminare an. 

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